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Con la crescente popolarità degli affitti brevi e delle case vacanza, il self check-in è diventato un elemento essenziale per gli host e i proprietari di immobili. Questo processo automatizzato consente agli ospiti di accedere alle loro sistemazioni senza la necessità di un incontro diretto con il padrone di casa. 

Ma cosa significa esattamente il self check-in, quali sono le opzioni disponibili, e quali vantaggi e svantaggi comporta? In questo articolo, esploreremo in dettaglio tutte queste domande.

Cos’è il Self Check-In?

Il self check-in, o check-in automatico, è un metodo che consente agli ospiti di accedere autonomamente a una struttura senza la presenza fisica del padrone di casa. Questo processo è diventato sempre più popolare nel settore degli affitti brevi, compresi Airbnb e Booking, perché offre diversi vantaggi sia agli ospiti che agli host.

Opzioni Pratiche per il Self Check-In

Esistono diverse opzioni pratiche per implementare il self check-in. Di seguito, esamineremo le sei principali possibilità:

1. Lockbox o Cassetta per Self Check-In: Una cassetta di sicurezza o un lockbox rappresentano un’opzione economica per automatizzare il check-in. Gli ospiti possono accedere alle chiavi inserendo una combinazione segreta, che il padrone di casa comunica in anticipo. Questa soluzione è semplice ma efficace, anche se esiste il rischio che la cassaforte venga manomessa o che le chiavi vengano smarrite.

2. Serratura Elettronica o Smartlock: Le serrature elettroniche consentono l’accesso tramite un codice numerico o un’applicazione mobile. Questa opzione offre maggiore sicurezza, ma è leggermente più costosa rispetto alle cassette di sicurezza.

3. Serratura Smart: Le serrature smart sono serrature keyless che possono essere controllate tramite Wi-Fi o Bluetooth. Queste serrature offrono maggiore flessibilità nel concedere l’accesso agli ospiti, ma possono presentare inconvenienti se gli ospiti non dispongono di uno smartphone.

4. Punti Sicuri di Raccolta Chiavi: Questa opzione coinvolge la collaborazione tra proprietari e esercizi locali come bar e negozi. Gli ospiti possono ritirare le chiavi da un punto di raccolta sicuro vicino alla struttura.

5. Affidarsi a un Professionista: Alcuni host occupati preferiscono affidare il processo di check-in a un manager di proprietà che si occupa di tutto, garantendo un servizio senza intoppi agli ospiti.

6. Affidarsi a un’Azienda Specializzata: Aziende specializzate nella gestione di case vacanza offrono servizi completi, inclusi self check-in, pulizie, e assistenza agli ospiti.

Vantaggi del Self Check-In

Il self check-in offre numerosi vantaggi, sia per gli host che per gli ospiti:

1. Flessibilità: Gli ospiti possono arrivare a qualsiasi ora senza coordinarsi con il padrone di casa.

2. Privacy: Il self check-in permette agli ospiti di godersi la loro privacy senza interazioni dirette.

3. Riduzione degli Errori: Le istruzioni fornite in anticipo riducono gli errori umani nel processo di check-in.

Svantaggi del Self Check-In

Nonostante i vantaggi, il self check-in può presentare alcuni svantaggi:

1. Mancanza di Contatto Umano: Gli ospiti potrebbero sentirsi poco considerati senza un’accoglienza personale.

2. Limitazioni Tecnologiche: Alcuni ospiti potrebbero non disporre di smartphone o connessione Internet. Inoltre potrebbero esserci problemi tecnici non preventivati.

3. Sicurezza: È necessario garantire la sicurezza dei sistemi di self check-in, come l’aggiornamento delle combinazioni o dei codici tra un ospite e l’altro.

Come Implementare il Self Check-In

Se desideri implementare il self check-in nella tua struttura, assicurati di fornire istruzioni chiare ai tuoi ospiti. Su piattaforme come Airbnb e Booking, puoi indicare l’opzione del self check-in nell’annuncio e fornire dettagliate istruzioni per gli ospiti.

In conclusione, il self check-in è diventato una componente essenziale nella gestione delle case vacanza e degli affitti brevi. Offre vantaggi significativi in termini di flessibilità e riduzione degli errori, ma è importante bilanciare questa automazione con l’attenzione all’ospitalità e alla sicurezza degli ospiti. Scegli l’opzione di self check-in che meglio si adatta alle tue esigenze e a quelle dei tuoi ospiti per garantire un’esperienza positiva per tutti.

Molti proprietari che desiderano affittare la propria casa si trovano di fronte alla scelta tra l’affitto a breve termine e l’affitto tradizionale. Entrambe le opzioni presentano vantaggi e svantaggi, e in questo articolo analizzeremo le differenze tra di esse.

Cominciamo definendo l’affitto a breve termine. Questo tipo di affitto si differenzia dall’affitto tradizionale in quanto si basa su contratti temporanei, di solito non superiori a 30 giorni, stipulati tra privati.  Le Online Travel Agencies (OTA) hanno reso l’affitto a breve termine molto popolare negli ultimi anni. Tuttavia, è importante comprendere appieno le implicazioni di questa scelta prima di prendere una decisione.

Per quanto riguarda l’affitto tradizionale, si tratta di un contratto a lungo termine dove gli inquilini sono responsabili della locazione per un periodo prolungato, offrendo una certa tranquillità per quanto riguarda la continuità degli affitti. Tuttavia, è importante notare che i guadagni potrebbero essere inferiori rispetto all’affitto a breve termine.

Vantaggi dell’affitto a breve termine:

1. Flessibilità: L’affitto a breve termine offre una maggiore flessibilità rispetto all’affitto tradizionale in quanto è possibile gestire l’uso della proprietà in base alle esigenze personali. 
2. Potenziali guadagni superiori: Uno dei vantaggi principali dell’affitto a breve termine è il potenziale di guadagno superiore rispetto all’affitto tradizionale. In genere, è possibile ottenere dal 20% al 30% in più di guadagni.
3. Pagamento garantito: Gli ospiti pagano in anticipo attraverso le OTA, assicurando di ricevere il pagamento delle prenotazioni effettuate.
4. Visibilità globale: Le OTA offrono una visibilità globale della locazione turistica. Ciò significa che ospiti provenienti da tutto il mondo possono visualizzare e prenotare la proprietà, aumentando le possibilità di avere una prenotazione costante.
5. Usura inferiore della proprietà: Poiché gli ospiti trascorrono periodi più brevi rispetto agli inquilini a lungo termine, l’usura generale sulla proprietà, come l’usura degli arredi e degli elettrodomestici, tende ad essere inferiore. Questo può tradursi in minori costi di manutenzione nel lungo termine e una maggiore durata degli elementi interni ed esterni dell’immobile.

Svantaggi dell’affitto a breve termine:

1. Gestione intensiva: L’affitto a breve termine richiede una gestione più attiva rispetto all’affitto tradizionale. Ciò include la gestione delle prenotazioni, l’interazione con gli ospiti, la pulizia dell’appartamento tra un ospite e l’altro e la manutenzione costante della proprietà per assicurare che sia sempre in condizioni ottimali. 
2. Incertezza delle prenotazioni: L’affitto a breve termine comporta l’incertezza delle prenotazioni. Potresti sperimentare periodi di bassa occupazione in cui la tua proprietà rimane vuota, influenzando i tuoi guadagni. È importante considerare la stagionalità del tuo mercato e la domanda turistica per valutare il livello di prenotazioni che puoi aspettarti.
3. Regolamenti locali: In alcune città e paesi, l’affitto a breve termine è soggetto a regolamenti specifici che devono essere seguiti per evitare problemi legali. Questi regolamenti possono includere limitazioni sul numero di giorni di affitto consentiti o l’obbligo di registrare l’immobile presso le autorità locali.

Per affrontare queste sfide legate all’affitto a breve termine, è possibile fare affidamento su professionisti del settore, i Property Managers, i quali saranno in grado di gestire l’immobile in modo completo, garantendo il pieno rispetto delle leggi e massimizzando l’occupazione.

Pro e contro dell’affitto tradizionale:
Gli inquilini di solito firmano contratti a lungo termine, garantendo una continuità degli affitti e una certa tranquillità per i proprietari. Inoltre, la gestione dell’affitto tradizionale richiede meno tempo ed energie rispetto all’affitto a breve termine, poiché ci sono meno turnover degli inquilini.
Tuttavia, l’affitto tradizionale potrebbe generare guadagni inferiori rispetto all’affitto a breve termine. Inoltre, i proprietari non hanno il controllo diretto sull’uso della loro proprietà, poiché l’inquilino ha il diritto di utilizzarla per il periodo stabilito nel contratto.

In conclusione, la scelta tra l’affitto a breve termine e l’affitto tradizionale dipende dalle esigenze e preferenze personali. L’affitto a breve termine offre maggiori potenziali guadagni e flessibilità, ma richiede una gestione più attiva. D’altra parte, l’affitto tradizionale offre stabilità ma può generare guadagni inferiori.
Per prendere una decisione informata è importante valutare attentamente i pro e i contro, oltre che tenere in considerazione le leggi locali e fattori finanziari.

Negli ultimi anni, il settore degli affitti brevi è esploso grazie alla crescente popolarità delle piattaforme online. Tra queste, le Online Travel Agencies (OTA) svolgono un ruolo chiave nel promuovere e facilitare le prenotazioni per le locazioni a breve termine. 

In questo articolo, esploreremo cosa sono le OTA, i vantaggi che offrono agli host e i prezzi associati a ciascuna piattaforma.

Cosa sono le OTA?
Le OTA, acronimo di Online Travel Agencies, sono portali turistici online che offrono servizi di prenotazione per alloggi, voli, attività e servizi legati ai viaggi. Funzionano come intermediari tra gli host (proprietari delle case vacanze) e gli ospiti, offrendo una piattaforma centralizzata per la promozione e la prenotazione delle locazioni a breve termine.

Quali sono i vantaggi per gli host?
Come host di una casa vacanze, promuovere un alloggio tramite le OTA offre numerosi vantaggi.

1.  Ampia visibilità: attraverso queste piattaforme, è possibile raggiungere un vasto pubblico di potenziali ospiti provenienti da diverse parti del mondo aumentando la possibilità di ricevere prenotazioni e di massimizzare il rendimento della proprietà.

2.  Strumenti di gestione: offrono strumenti e funzionalità per semplificare la gestione delle prenotazioni e della comunicazione con gli ospiti. Questi strumenti includono la possibilità di impostare tariffe, sincronizzare calendari, inviare messaggi agli ospiti e gestire le recensioni.

3.  Credibilità e fiducia: Le OTA hanno costruito una solida reputazione nel settore dei viaggi. Pubblicare l’alloggio su una piattaforma rinomata può aumentare la credibilità dell’immobile agli occhi dei potenziali ospiti e aumentare la fiducia nelle prenotazioni.

4.  Ricerca semplificata per i viaggiatori: offrono ai viaggiatori una piattaforma centralizzata per cercare, confrontare e prenotare le loro sistemazioni. I potenziali ospiti possono esplorare le opzioni disponibili, leggere le recensioni degli altri viaggiatori e fare prenotazioni in modo semplice e sicuro.

Quali sono le migliori OTA per promuovere gli affitti a breve termine?
La scelta della piattaforma è fondamentale per ottenere successo come property manager.
Per prendere una decisione, è essenziale conoscere i migliori portali disponibili sul mercato. Di seguito, analizzeremo le principali caratteristiche delle diverse OTA, con particolare attenzione ai costi di gestione associati. In questo modo, è possibile fare una valutazione preliminare su quale piattaforma promuovere la proprietà, al fine di prendere una decisione informata. 

Airbnb
Airbnb è la piattaforma di affitti brevi più nota e utilizzata a livello mondiale. Offre una vasta rete di viaggiatori che cercano alloggi unici e personalizzati. Per gli ospiti, i prezzi variano a seconda della posizione, della dimensione e delle caratteristiche della proprietà. Per gli host, Airbnb applica una commissione percentuale sulla tariffa di prenotazione, che varia dal 3% al 5%, a seconda dei fattori come la durata del soggiorno e la tipologia di alloggio. L’iscrizione come host su Airbnb è gratuita.

Booking.com
Booking.com, noto principalmente per le prenotazioni alberghiere, offre anche una sezione dedicata agli affitti brevi. La piattaforma ha una vasta portata globale e attrae milioni di viaggiatori ogni anno. I prezzi per gli ospiti su Booking.com dipendono dalla proprietà selezionata e dalla tariffa stabilita dall’host. Per gli host, Booking.com applica una commissione percentuale sulla tariffa di prenotazione, che varia dal 10% al 25%, a seconda della posizione geografica e di altri fattori. L’iscrizione come host su Booking.com è gratuita.

Vrbo
Vrbo, acronimo di Vacation Rentals by Owner, è una piattaforma specializzata negli affitti brevi di proprietà intere, come case vacanze e ville. Vrbo si concentra su un pubblico familiare e offre funzionalità specifiche per gli host che gestiscono case vacanze di lusso. I prezzi per gli ospiti su Vrbo variano a seconda della proprietà e delle date selezionate. Per gli host, Vrbo applica una commissione percentuale sulla tariffa di prenotazione, che varia dal 5% al 15%, a seconda di diversi fattori come la posizione e la dimensione della proprietà. L’iscrizione come host su Vrbo richiede una tariffa annuale, che parte da $499.

HomeAway
HomeAway è una piattaforma di affitti brevi di proprietà intere che fa parte del gruppo Vrbo. Offre funzionalità simili a Vrbo, consentendo di pubblicare annunci dettagliati, gestire le prenotazioni e comunicare con gli ospiti. I prezzi per gli ospiti su HomeAway dipendono dalla proprietà e dalle date selezionate. Per gli host, HomeAway applica una commissione percentuale sulla tariffa di prenotazione, che varia dal 5% al 15%, a seconda di diversi fattori. L’iscrizione come host su HomeAway richiede una tariffa annuale, che parte da $499.

FlipKey
FlipKey è una piattaforma di affitti brevi di TripAdvisor, un rinomato sito di recensioni di viaggi. FlipKey offre agli host la possibilità di pubblicare annunci dettagliati, gestire le prenotazioni e comunicare con gli ospiti tramite il sistema di messaggistica. I prezzi per gli ospiti su FlipKey dipendono dalla proprietà e dalle date selezionate. Per gli host, FlipKey applica una commissione percentuale sulla tariffa di prenotazione, che varia dal 3% al 5%, a seconda dei fattori come la durata del soggiorno e la tipologia di alloggio. L’iscrizione come host su FlipKey è gratuita.

È importante notare che i prezzi e le tariffe possono variare nel tempo e dipendono da diversi fattori, come la posizione, la dimensione della proprietà e le politiche specifiche di ciascuna piattaforma. Pertanto, è fondamentale controllare periodicamente i siti web ufficiali delle OTA per ottenere le informazioni più aggiornate sui prezzi per gli host e le tariffe di iscrizione.

Le OTA rappresentano quindi un canale prezioso per la promozione e la prenotazione delle proprietà a breve termine. Offrono una vasta visibilità, strumenti di gestione efficienti e accesso a una vasta audience di viaggiatori. Prima di decidere su quale OTA registrarsi, è importante esaminare attentamente i prezzi per gli host e le tariffe di iscrizione per determinare quale piattaforma si adatta meglio alle esigenze e obiettivi finanziari.  

Essere un property manager alle prime armi può rappresentare un’esperienza emozionante, ma anche impegnativa. Durante i primi passi, ci si trova di fronte a diverse sfide da affrontare e superare.
In questo articolo, esploreremo le difficoltà comuni che i nuovi property managers possono incontrare nel loro lavoro e forniremo degli spunti per superarle:

1.     Acquisizione dei Clienti e Costruzione della Reputazione
In un settore altamente competitivo, conquistare i primi clienti può rappresentare un’impresa ardua. È fondamentale sviluppare una strategia di marketing solida e persuasiva per convincere i proprietari ad affidare  la gestione delle loro proprietà. Inoltre, nel momento iniziale, potrebbe mancare una solida base di referenze o recensioni positive, rendendo la costruzione di una reputazione affidabile un obiettivo da raggiungere nel tempo. Per superare questa sfida, è importante dedicare tempo ed energie a offrire un servizio di qualità superiore e guadagnarsi la fiducia dei clienti attraverso l’impegno e l’attenzione ai dettagli.

2.    Amministrazione e Documentazione
La gestione delle attività amministrative costituisce uno degli ostacoli iniziali per i property managers. Si affronteranno numerose responsabilità amministrative, dalla gestione dei contratti alla comunicazione con proprietari e inquilini.
Un’organizzazione meticolosa e il corretto utilizzo di strumenti adeguati, quali software gestionali, possono semplificare questa parte del lavoro. Risultano quindi essenziali competenze organizzative e una pianificazione del tempo efficace. 

3.      Conoscenza Legale e Risoluzione dei Problemi
È necessario essere ben informati sulle leggi e i regolamenti relativi alla gestione delle proprietà, nonché sulle procedure di risoluzione dei problemi. Durante la gestione delle proprietà, possono emergere situazioni complesse, come inquilini problematici, manutenzione imprevista o dispute contrattuali. Affrontare queste situazioni in modo efficace richiede competenze di problem solving e la capacità di trovare soluzioni tempestive. Mantenersi aggiornati sulle ultime normative e partecipare a corsi di formazione specifici possono contribuire a migliorare la conoscenza legale e affinare le abilità di risoluzione dei problemi.

4.      Manutenzione e Riparazioni
Rispondere prontamente alle segnalazioni di guasti, individuare e supervisionare fornitori di servizi affidabili e organizzare attività di manutenzione preventiva sono aspetti molto importanti per garantire un servizio di qualità. Mantenere le proprietà in condizioni ottimali richiede una pianificazione attenta e una gestione efficiente delle risorse. Creare un elenco di fornitori di fiducia, negoziare contratti vantaggiosi e stabilire un programma di manutenzione preventiva possono contribuire a semplificare queste problematiche e  garantire che le proprietà siano mantenute in buone condizioni. 

5.      Gestione dei Costi e Aggiornamenti Normativi
È fondamentale controllare in modo accurato i costi al fine di massimizzare i profitti e garantire la sostenibilità finanziaria. Monitorare costantemente le spese e cercare opportunità per ridurle o ottimizzarle può fare la differenza nella gestione efficiente delle proprietà. Inoltre, rimanere aggiornati sulle normative vigenti è fondamentale per operare nel rispetto delle leggi e dei regolamenti in vigore, evitando sanzioni e problemi legali.

6. Gestione degli Inquilini e Gestione del Tempo
Una buona comunicazione con gli inquilini, una risposta rapida alle loro richieste e una risoluzione efficace dei conflitti sono elementi chiave per mantenere rapporti positivi e costruire una reputazione solida. Allo stesso tempo, imparare a gestire il tempo in modo efficiente è fondamentale per massimizzare la produttività. Pianificare le attività e utilizzare strumenti di gestione del tempo possono aiutare a ottimizzare l’efficienza e a gestire al meglio le diverse responsabilità quotidiane.

Essere un property manager alle prime armi può essere un percorso impegnativo, ma con le giuste strategie è possibile superare le difficoltà iniziali e gestire in modo efficace le  proprietà.  Attraverso un approccio professionale, l’apprendimento costante e l’adattamento alle esigenze del settore, i nuovi property managers possono trasformare le sfide in opportunità di crescita e successo.

 Chi sono i principali attori all’interno della locazione breve?

L’ecosistema della locazione breve è un’intricata rete in cui diversi attori collaborano per fornire un’esperienza impeccabile sia per i proprietari di casa che per gli ospiti. Nel centro di questo ecosistema, si trovano tre protagonisti principali: i proprietari di casa, i Property Manager e gli ospiti.

In questo articolo vedremo come questi attori interagiscono tra loro e le attività chiave svolte da ognuno di essi.

1.      Proprietari di Casa

I proprietari di casa costituiscono la base dell’ecosistema della locazione breve. Sono coloro che mettono a disposizione le loro proprietà per essere affittate a ospiti per un breve periodo. La relazione tra i proprietari di casa e i Property Manager (PM) è cruciale, poiché spesso i proprietari affidano ai PM il compito di gestire l’intero processo di affitto, dalla pubblicazione dell’annuncio all’assistenza agli ospiti.
I proprietari di casa possono entrare in contatto con i PM in tre modi principali:

• Passaparola
• Lead da sito web 
• Attività di marketing
• Partner commerciali

2. Property Manager 

I Property Manager svolgono un ruolo centrale nell’ecosistema della locazione breve. Agiscono come intermediari tra i proprietari di casa e gli ospiti, garantendo una gestione efficace della proprietà e un’esperienza soddisfacente agli ospiti. 

I PM si prendono cura di diverse attività:

1. Acquisizione Proprietà: in collaborazione con i commerciali, vengono utilizzate strategie di marketing mirate e consulenze personalizzate per attrarre i proprietari di casa nel mondo della locazione breve. Campagne pubblicitarie mirate e comunicazioni persuasive vengono sfruttate per illustrare i vantaggi di collaborare con un PM, evidenziando servizi come consulenze di design e domotica per valorizzare le proprietà e migliorarne l’appetibilità sul mercato.
   
2. Gestione Legale e Burocratica: I PM si assicurano che tutte le procedure legali e burocratiche necessarie per la locazione breve siano eseguite correttamente. Per farlo, spesso si avvalgono di legali e commercialisti specializzati in locazioni brevi, che si occupano di questioni legate ai contratti di affitto, alle tasse e ad altri aspetti regolatori.
   
3. Pulizia e Manutenzione: è fondamentale che le proprietà siano sempre in condizioni impeccabili per gli ospiti. Questo significa che i PM devono coordinare le pulizie e effettuare regolari manutenzioni. In molti casi, i PM collaborano con aziende esterne specializzate in pulizia e manutenzione per garantire che le proprietà mantengano standard elevati di igiene e comfort.
   
4. Fotografia e Marketing: Per attirare ospiti interessati, i PM organizzano servizi fotografici per catturare al meglio le caratteristiche delle proprietà. Queste foto vengono utilizzate per creare annunci accattivanti e realistici che vengono pubblicati su siti web dedicati e sulle Online Travel Agency (OTA), al fine di presentare gli alloggi in modo allettante ai potenziali ospiti.
   
5. Gestione delle Prenotazioni: Le prenotazioni vengono gestite e organizzate tramite i Property Management Software (PMS), grazie ai quali è possibile monitorare le prenotazioni e gestire le comunicazioni con gli ospiti.

3. Ospiti 

Nell’ecosistema della locazione breve, gli ospiti rappresentano l’elemento centrale del sistema. Sono viaggiatori in cerca di esperienze uniche o lavoratori che si fermano per qualche giorno in città. Il loro ruolo all’interno di questo contesto è di fondamentale importanza, poiché sono i veri sostenitori che mantengono l’intero sistema in equilibrio. E cosa ancora più interessante, hanno a disposizione un’ampia gamma di opzioni di prenotazione, pensate appositamente per soddisfare ogni tipo di esigenza.
Gli ospiti, nel loro viaggio alla ricerca del luogo perfetto, esplorano gli alloggi disponibili attraverso diversi canali di prenotazione. Gli ospiti inoltre possono selezionare l’opzione tariffaria che meglio si adatta alle loro necessità. Da un lato, le opzioni “non rimborsabili” offrono prezzi più convenienti per coloro che hanno piani di viaggio solidi e confermati. Dall’altro, le alternative “flessibili” danno la tranquillità a chi desidera un margine di adattabilità nel caso i piani dovessero cambiare all’ultimo momento. 

Oltre ai tre attori principali, il corretto funzionamento dell’ecosistema del Property Management coinvolge una serie di altri partner chiave. Tra questi, le imprese di pulizie svolgono un ruolo fondamentale nell’assicurare la pulizia e la manutenzione degli immobili tra un soggiorno e l’altro. La loro efficienza garantisce agli ospiti un ambiente confortevole e igienicamente impeccabile.
La collaborazione con partner esterni è un elemento distintivo per offrire un soggiorno a 360° agli ospiti. Le agenzie di turismo possono offrire escursioni e attività locali, mentre la collaborazione con ristoranti e pasticcerie può consentire la consegna di colazioni e cene direttamente presso l’alloggio, rendendo il soggiorno completo e confortevole.
Inoltre, il Property Management Software svolge un ruolo cruciale nella gestione operativa e amministrativa. Questi strumenti permettono ai Property Manager di gestire le prenotazioni, la contabilità, e la manutenzione in modo efficiente, semplificando il lavoro di tutti gli attori coinvolti.
Infine, le Online Travel Agency (OTA) fungono da canali di promozione, aiutando a raggiungere un vasto pubblico di potenziali ospiti e facilitando il processo di prenotazione. Queste agenzie giocano un ruolo significativo nel settore del Property Management, poiché fungono da intermediari tra i proprietari di case e gli ospiti in cerca di alloggio temporaneo. 

In conclusione, questi attori formano un intricato ecosistema che lavora in sinergia per garantire il successo della locazione breve e soddisfare le esigenze sia dei proprietari di casa che degli ospiti.
Attraverso una collaborazione efficace, è possibile fornire servizi di alta qualità e creare esperienze indimenticabili per gli ospiti, contribuendo al successo dell’industria del Property Management.

Nel panorama sempre più competitivo del mercato immobiliare, la figura del Property Manager (PM) riveste un ruolo cruciale per massimizzare il valore e la redditività degli immobili. Le mansioni spaziano dall’organizzazione logistica al Customer Care, fino ad  arrivare agli adempimenti burocratici. In questo articolo, esploreremo le cinque attività principali svolte da un Property Manager, analizzando gli strumenti utilizzati, le attività svolte e le sfide affrontate.

1. Acquisizione di Immobili

L’attività di acquisizione immobili rappresenta il punto di partenza per qualsiasi PM. Questa fase richiede delle spiccate competenze commerciali e delle valutazioni accurate degli immobili al fine di analizzare i loro potenziali di investimento e redditività, oltre che capacità di marketing e branding. Le principali difficoltà risiedono nella diffidenza verso i property manager e, generalmente, gli affitti a breve termine vengono percepiti come più rischiosi rispetto agli affitti a lungo termine che vengono considerati più sicuri.

2. Lancio Case

Una volta che è stato firmato il contratto, il PM si relaziona con il proprietario di casa per individuare delle soluzioni al fine di valorizzare l’immobile dal punto di vista degli spazi, della struttura e del design. Segue e coordina dunque eventuali lavori di ristrutturazione o efficientamento energetico e si occupa di completare l’inventario standard dell’appartamento. Nel contempo il PM raccoglie tutti i dati tecnici dell’appartamento al fine di stilare un manuale della casa ed una scheda di pronto intervento con tutte le soluzioni ad eventuali problemi che possono insorgere. Infine si occupa di organizzare le pulizie di fino e il servizio fotografico prima di creare l’annuncio sui portali online. 

L’uso di strumenti digitali per l’automazione dei processi può migliorare l’efficienza, ma la gestione dei lavori di ristrutturazione e la conseguente collaborazione con fornitori esterni spesso generano ritardi. Un team specializzato può contribuire a risolvere queste sfide.

3. Gestione Operativa

Questa è una delle fasi più dinamiche e complesse del lavoro del Property Manager. Essa è composta da varie sotto-attività:

a) Customer Service
Il PM offre un servizio clienti 24/7, rispondendo alle domande degli ospiti, fornendo informazioni turistiche e risolvendo eventuali problemi. La pianificazione dei turni e l’organizzazione del tempo sono essenziali per garantire un servizio di alta qualità. 

Si utilizzano strumenti come telefoni aziendali con un sistema di smistamento delle chiamate e gli account Airbnb e Booking. La sfida principale consiste nella necessità di essere costantemente disponibili, poiché la mancanza di risposta può influire sulle recensioni, e spesso si verificano imprevisti che richiedono una soluzione immediata.

b) Check-in e Check-out
Ogni giorno decine di ospiti entrano ed escono dagli alloggi ed è fondamentale assicurarsi che queste procedure vengano svolte correttamente. Il PM è responsabile di questo processo e si assicura che la consegna e il ritiro delle chiavi avvenga correttamente. Si occupa anche di ottimizzare questi processi al fine di rendere gli affitti ancora più automatizzati e facili da gestire. Per ottimizzare i processi di check-in e check-out, è possibile utilizzare strumenti digitali come i sistemi di smartlock. Tuttavia, le sfide sorgono quando si verificano richieste di early check-in e late check-out, che richiedono una coordinazione accurata.

c) Organizzazione delle Pulizie
La gestione delle pulizie è fondamentale per mantenere gli standard di qualità. Il PM organizza e supervisiona il personale delle pulizie, media tra loro e gli ospiti per accomodare richieste di check-in anticipato o check-out ritardato.
L’utilizzo di un gestionale PM si dimostra estremamente utile per la coordinazione delle pulizie. Inoltre, è fondamentale stabilire una collaborazione con un’agenzia di pulizie e nominare uno o due referenti con i quali viene mantenuto un costante contatto per verificare che il lavoro sia eseguito in conformità agli standard previamente stabiliti.

d) Manutenzione e Risoluzione di Imprevisti
Qualora ci siano danni o problemi negli appartamenti, il PM è formato per individuare la strategia di risoluzione più rapida, efficiente ed economica. Dispone di un database che raccoglie i contatti dei migliori specialisti per ciascun tipo di intervento e sviluppa abilità manuali per risolvere i problemi minori in autonomia.

e) Controllo degli Appartamenti
Per garantire standard qualitativi elevati, il PM effettua regolari ispezioni degli appartamenti per identificare e risolvere tempestivamente eventuali problemi.
Nel processo di supervisione degli appartamenti, la sfida principale consiste nell’ottimizzare il tempo per garantire un controllo accurato su tutte le unità abitative.

4. Gestione LEAF (Legale, Economica, Amministrativa, Fiscale)

Questa fase comprende diverse attività cruciali per la gestione legale ed economica delle proprietà.

a) Legale:
Il PM si assicura che le proprietà siano conformi alle normative vigenti. Questo include la verifica dello stato dell’appartamento, l’assicurazione adeguata e l’apertura della SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), che consente di gestire correttamente i dati degli ospiti tramite il portale Alloggiati.it della Polizia di Stato e Ross1000.

b) Amministrativa
Il PM gestisce le pratiche amministrative, compresa la registrazione dei contratti e la dichiarazione dei redditi, assicurando una corretta trasparenza finanziaria.

c) Economica
L’elaborazione dei prezzi degli affitti utilizzando algoritmi di Machine Learning, la generazione di report mensili dettagliati e la gestione delle entrate e delle spese sono componenti cruciali dell’attività economica.

d) Fiscale
La gestione delle tasse relative alle locazioni brevi, inclusa l’applicazione della cedolare secca e la fornitura di resoconti fiscali trimestrali, assicura la conformità fiscale.

5. Revenue Management (Algoritmo Prezzi)

L’attività di revenue management coinvolge l’utilizzo di algoritmi avanzati per determinare i prezzi degli affitti in base a variabili come stagionalità, domanda di mercato e altri fattori. Questo approccio ottimizza la redditività dell’immobile e garantisce prezzi competitivi e al passo con il mercato.
L’efficienza degli algoritmi è resa possibile grazie al supporto di software dedicati per l’analisi della domanda e dell’offerta.

Il ruolo del Property Manager è multidisciplinare e richiede la gestione di aspetti tecnici, amministrativi, legali ed economici. Grazie a una combinazione di competenze specializzate e l’impiego di strumenti all’avanguardia, il Property Manager è in grado di convertire le proprietà in opportunità di investimento proficue, garantendo un servizio di eccellenza agli ospiti e una gestione efficiente delle proprietà.

Entrare nel mondo dell’affitto breve e della gestione immobiliare può essere affascinante, ma anche un po’ travolgente, soprattutto quando ci si trova di fronte a molti termini tecnici e concetti complessi. Con l’obiettivo di mettere ordine in questo mare di parole e di fornire una guida chiara per i nuovi arrivati, abbiamo creato un glossario essenziale per i property managers. 

Qui esporremo i termini che riteniamo indispensabili per iniziare ad esplorare con successo questo affascinante mondo:

1. Cedolare Secca

Il regime della cedolare secca rappresenta un’opzione fiscale che semplifica la tassazione degli affitti brevi. Questo sistema sostituisce l’IRPEF e le relative addizionali con un’imposta fissa calcolata sul reddito dell’immobile. Questa semplificazione può risultare vantaggiosa per i proprietari di immobili destinati all’affitto breve.

2. Lancio Casa

Il Lancio Casa è un processo cruciale che va dalla firma del contratto all’arrivo del primo ospite. Comprende attività come il controllo dell’appartamento e delle forniture, la creazione di annunci su piattaforme online e la realizzazione di servizi fotografici accattivanti per attirare potenziali ospiti.

3. Lead Time

Il Lead Time rappresenta l’intervallo di tempo tra la prenotazione di un cliente e il suo effettivo arrivo nella struttura. Questo concetto è fondamentale per la pianificazione operativa e la gestione delle prenotazioni.

4. Locazione Breve

Le locazioni brevi si riferiscono all’affitto di proprietà per periodi inferiori a 30 giorni. Questo tipo di affitto può essere categorizzato in due modi: Casa Vacanze (CAV) e Locazione Turistica (LT). La Casa Vacanze è una struttura extra-alberghiera, mentre la Locazione Turistica è una messa a disposizione di un immobile senza servizi aggiuntivi.

5. Online Travel Agency (OTA)

Le OTA sono piattaforme online che mettono in contatto gli ospiti con strutture ricettive. Queste agenzie digitali offrono informazioni aggiornate sulle disponibilità e le tariffe degli alloggi.

6. Pricing Dinamico

Il pricing dinamico è una strategia che prevede l’aggiornamento delle tariffe in tempo reale. Questo approccio si basa su fattori come la domanda di mercato, gli eventi stagionali e altri elementi che possono influenzare i prezzi.

7. Property Management Software (PMS)

Un PMS è un software che agevola la gestione di proprietà immobiliari. Include funzionalità come prenotazioni, check-in/check-out, gestione delle tariffe, manutenzione e report finanziari.

8. Property Manager (PM)

Il Property Manager è la figura chiave nella gestione di immobili in affitto breve. Questa persona coordina tutte le attività legate alla locazione, dal lancio dell’annuncio alla gestione delle pulizie e del customer service.

9. Rent-to-Rent

Il Rent to Rent è un’attività in cui si prende in affitto una proprietà e successivamente la si sub-affitta ad altri. Questa formula prevede che il contratto sia un Mandato di Gestione Senza Rappresentanza, ovvero un contratto in cui il gestore dell’affitto si occupa delle attività quotidiane della locazione, ma non rappresenta legalmente il proprietario. Il gestore guadagna dalla differenza tra l’affitto pagato al proprietario e le tariffe più elevate per i sub-affittuari.

10. RevPAR

Il RevPAR è un indicatore finanziario utilizzato nel settore alberghiero per valutare le prestazioni delle strutture ricettive. Esso rappresenta il reddito medio generato da ogni camera disponibile.

11. Gestione LEAF

La gestione LEAF comprende quattro aspetti cruciali nella gestione immobiliare: Legale, Economico, Amministrativo e Fiscale. Questi ambiti coprono tutti gli aspetti chiave dell’amministrazione e della gestione di proprietà.

L’affitto breve e la gestione immobiliare possono sembrare complessi a causa dei numerosi termini tecnici coinvolti. Questo glossario offre chiarezza e orientamento a chi si avventura in questo settore. Con queste basi solide, sarai più sicuro nell’affrontare le sfide e le opportunità di questo campo in continua evoluzione.