Informativa Privacy Candidati

1. Titolare del trattamento

2. Tipologie di dati trattati

Nell'ambito del processo di selezione, Xenia S.r.l. tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, profilo LinkedIn
• Dati curriculari: esperienze lavorative, percorso formativo, competenze professionali, lingue conosciute, certificazioni
• Dati contenuti nella lettera motivazionale: aspirazioni professionali, motivazioni della candidatura
• Dati relativi a referenze: se forniti volontariamente dal candidato
• Dati tecnici: indirizzo IP (anonimizzato), data e ora di invio della candidatura, user agent del browser

Nota: Xenia S.r.l. non richiede e invita i candidati a non inserire nel CV o nella lettera motivazionale dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 GDPR), quali origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, stato di salute, orientamento sessuale.

3. Finalità, base giuridica e tempi di conservazione

4. Utilizzo di AI nel processo di selezione

Xenia S.r.l. utilizza sistemi di intelligenza artificiale per supportare il processo di screening dei CV. Tale trattamento avviene esclusivamente:

• Con il consenso esplicito del candidato
• In modalità di screening assistito, ovvero come supporto all'analisi umana
• Con revisione umana obbligatoria di ogni valutazione prodotta dall'AI
• Nessuna decisione relativa all'assunzione viene adottata in modo esclusivamente automatizzato ai sensi dell'art. 22 GDPR

Fornitori di servizi AI (Responsabili ex art. 28 GDPR)

Pseudonimizzazione:Prima dell'invio ai sistemi AI, i dati vengono pseudonimizzati rimuovendo nome, cognome e indirizzo email del candidato, al fine di minimizzare i rischi per la privacy.

5. Trasferimento extra-UE

I dati personali possono essere trasferiti verso gli Stati Uniti nell'ambito dell'utilizzo dei servizi AI sopra indicati. Tale trasferimento avviene sulla base delle seguenti garanzie:

• Data Privacy Framework UE-USA: per i fornitori certificati nell'ambito del DPF (Decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023)
• Clausole Contrattuali Tipo (SCC): approvate dalla Commissione europea con Decisione 2021/914, integrate da misure supplementari tecniche e organizzative

Il candidato può richiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a admin@xeniamilano.com.

6. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati a:

• Personale interno autorizzato: responsabile HR, responsabili di area coinvolti nel processo di selezione
• Fornitori di servizi IT: hosting, cloud storage, email (designati Responsabili ex art. 28 GDPR)
• Fornitori di servizi AI: OpenAI e Anthropic (come sopra indicato)
• Consulenti legali e del lavoro: ove necessario per adempimenti normativi

I dati non vengono diffusi né ceduti a terzi per finalità di marketing.

7. Modalità di trattamento e sicurezza

Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti informatici e/o cartacei, con modalità organizzative e logiche strettamente correlate alle finalità indicate. In conformità all'art. 32 GDPR, Xenia S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• Cifratura dei dati in transito (TLS 1.3) e a riposo
• Controllo degli accessi basato sul principio del minimo privilegio
• Autenticazione a più fattori per gli account aziendali
• Backup regolari e procedure di disaster recovery
• Formazione periodica del personale in materia di protezione dei dati
• Registrazione degli accessi ai dati dei candidati (audit log)

8. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel form di candidatura è necessario per la valutazione della candidatura. Il mancato conferimento comporta l'impossibilità di procedere con il processo di selezione.

Il conferimento dei consensi per lo screening AI e per la conservazione nel database candidati è facoltativo. Il rifiuto non pregiudica la valutazione della candidatura, che verrà effettuata manualmente dal team HR.

9. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, il candidato ha diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati
• Rettifica (art. 16): ottenere la correzione dei dati inesatti
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio")
• Limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento
• Portabilità (art. 20): ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento per motivi legittimi
• Revoca del consenso (art. 7): revocare in qualsiasi momento i consensi prestati, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca

Per esercitare i propri diritti, il candidato può inviare una richiesta a admin@xeniamilano.com.

Reclamo all'Autorità di controllo: Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it

10. Aggiornamenti dell'informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative o organizzative. In caso di modifiche sostanziali, Xenia S.r.l. informerà i candidati con i mezzi appropriati. Si consiglia di consultare periodicamente questa pagina.