Le attività del Property Manager
Nel panorama sempre più competitivo del mercato immobiliare, la figura del Property Manager (PM) riveste un ruolo cruciale per massimizzare il valore e la redditività degli immobili. Le mansioni spaziano dall’organizzazione logistica al Customer Care, fino ad arrivare agli adempimenti burocratici. In questo articolo, esploreremo le cinque attività principali svolte da un Property Manager, analizzando gli strumenti utilizzati, le attività svolte e le sfide affrontate.
1. Acquisizione di Immobili
L’attività di acquisizione immobili rappresenta il punto di partenza per qualsiasi PM. Questa fase richiede delle spiccate competenze commerciali e delle valutazioni accurate degli immobili al fine di analizzare i loro potenziali di investimento e redditività, oltre che capacità di marketing e branding. Le principali difficoltà risiedono nella diffidenza verso i property manager e, generalmente, gli affitti a breve termine vengono percepiti come più rischiosi rispetto agli affitti a lungo termine che vengono considerati più sicuri.
2. Lancio Case
Una volta che è stato firmato il contratto, il PM si relaziona con il proprietario di casa per individuare delle soluzioni al fine di valorizzare l’immobile dal punto di vista degli spazi, della struttura e del design. Segue e coordina dunque eventuali lavori di ristrutturazione o efficientamento energetico e si occupa di completare l’inventario standard dell’appartamento. Nel contempo il PM raccoglie tutti i dati tecnici dell’appartamento al fine di stilare un manuale della casa ed una scheda di pronto intervento con tutte le soluzioni ad eventuali problemi che possono insorgere. Infine si occupa di organizzare le pulizie di fino e il servizio fotografico prima di creare l’annuncio sui portali online.
L’uso di strumenti digitali per l’automazione dei processi può migliorare l’efficienza, ma la gestione dei lavori di ristrutturazione e la conseguente collaborazione con fornitori esterni spesso generano ritardi. Un team specializzato può contribuire a risolvere queste sfide.
3. Gestione Operativa
Questa è una delle fasi più dinamiche e complesse del lavoro del Property Manager. Essa è composta da varie sotto-attività:
a) Customer Service
Il PM offre un servizio clienti 24/7, rispondendo alle domande degli ospiti, fornendo informazioni turistiche e risolvendo eventuali problemi. La pianificazione dei turni e l’organizzazione del tempo sono essenziali per garantire un servizio di alta qualità.
Si utilizzano strumenti come telefoni aziendali con un sistema di smistamento delle chiamate e gli account Airbnb e Booking. La sfida principale consiste nella necessità di essere costantemente disponibili, poiché la mancanza di risposta può influire sulle recensioni, e spesso si verificano imprevisti che richiedono una soluzione immediata.
b) Check-in e Check-out
Ogni giorno decine di ospiti entrano ed escono dagli alloggi ed è fondamentale assicurarsi che queste procedure vengano svolte correttamente. Il PM è responsabile di questo processo e si assicura che la consegna e il ritiro delle chiavi avvenga correttamente. Si occupa anche di ottimizzare questi processi al fine di rendere gli affitti ancora più automatizzati e facili da gestire. Per ottimizzare i processi di check-in e check-out, è possibile utilizzare strumenti digitali come i sistemi di smartlock. Tuttavia, le sfide sorgono quando si verificano richieste di early check-in e late check-out, che richiedono una coordinazione accurata.
c) Organizzazione delle Pulizie
La gestione delle pulizie è fondamentale per mantenere gli standard di qualità. Il PM organizza e supervisiona il personale delle pulizie, media tra loro e gli ospiti per accomodare richieste di check-in anticipato o check-out ritardato.
L’utilizzo di un gestionale PM si dimostra estremamente utile per la coordinazione delle pulizie. Inoltre, è fondamentale stabilire una collaborazione con un’agenzia di pulizie e nominare uno o due referenti con i quali viene mantenuto un costante contatto per verificare che il lavoro sia eseguito in conformità agli standard previamente stabiliti.
d) Manutenzione e Risoluzione di Imprevisti
Qualora ci siano danni o problemi negli appartamenti, il PM è formato per individuare la strategia di risoluzione più rapida, efficiente ed economica. Dispone di un database che raccoglie i contatti dei migliori specialisti per ciascun tipo di intervento e sviluppa abilità manuali per risolvere i problemi minori in autonomia.
e) Controllo degli Appartamenti
Per garantire standard qualitativi elevati, il PM effettua regolari ispezioni degli appartamenti per identificare e risolvere tempestivamente eventuali problemi.
Nel processo di supervisione degli appartamenti, la sfida principale consiste nell’ottimizzare il tempo per garantire un controllo accurato su tutte le unità abitative.
4. Gestione LEAF (Legale, Economica, Amministrativa, Fiscale)
Questa fase comprende diverse attività cruciali per la gestione legale ed economica delle proprietà.
a) Legale:
Il PM si assicura che le proprietà siano conformi alle normative vigenti. Questo include la verifica dello stato dell’appartamento, l’assicurazione adeguata e l’apertura della SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), che consente di gestire correttamente i dati degli ospiti tramite il portale Alloggiati.it della Polizia di Stato e Ross1000.
b) Amministrativa
Il PM gestisce le pratiche amministrative, compresa la registrazione dei contratti e la dichiarazione dei redditi, assicurando una corretta trasparenza finanziaria.
c) Economica
L’elaborazione dei prezzi degli affitti utilizzando algoritmi di Machine Learning, la generazione di report mensili dettagliati e la gestione delle entrate e delle spese sono componenti cruciali dell’attività economica.
d) Fiscale
La gestione delle tasse relative alle locazioni brevi, inclusa l’applicazione della cedolare secca e la fornitura di resoconti fiscali trimestrali, assicura la conformità fiscale.
5. Revenue Management (Algoritmo Prezzi)
L’attività di revenue management coinvolge l’utilizzo di algoritmi avanzati per determinare i prezzi degli affitti in base a variabili come stagionalità, domanda di mercato e altri fattori. Questo approccio ottimizza la redditività dell’immobile e garantisce prezzi competitivi e al passo con il mercato.
L’efficienza degli algoritmi è resa possibile grazie al supporto di software dedicati per l’analisi della domanda e dell’offerta.
Il ruolo del Property Manager è multidisciplinare e richiede la gestione di aspetti tecnici, amministrativi, legali ed economici. Grazie a una combinazione di competenze specializzate e l’impiego di strumenti all’avanguardia, il Property Manager è in grado di convertire le proprietà in opportunità di investimento proficue, garantendo un servizio di eccellenza agli ospiti e una gestione efficiente delle proprietà.